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前言——高效项目档案管理体系

随着企业建设类项目越来越多，考虑各类项目建设长短不一，在建设过程中不可避免会因为人员变动、资料移交、未批先办等客观原因造成关键资料的缺失、漏项、错版，为项目在建设过程的品质管理及后续验收移交带来严峻的挑战，越来越多的企业提出“一项目一档案”的管理要求。

通过建立项目档案管理体系：

1 、可以确保项目建设品质与建设安全，因为建设项目档案真实记录了项目建设的原始完整信息，解决项目关键资料的“缺漏错”风险，为项目顺利、日常检查提供可靠的依据和凭证。

2、规范化和系统化的档案管理是提升项目管理水平的必要手段，不仅对本项目建设本身具有现实的指导意义，还对同类项目的设计和建设、内控提供重要的参考借鉴作用，助于提升项目管理效率。

3、利于沉淀企业数据资产，进行业务追溯、分析、包装、提炼，对于项目的监督、管理和决策以及提炼业务模式具有重要支撑意义，为企业实现内部价值或外部收益。

建设项目档案管理的原则

01全

涵盖项目建设过程全视角，进行采集沉淀，即项目前期立项-项目竣备验收期间产生的所有关键成果。

02全链条

涵盖项目建设过程各业务板块，在生产经营活动过程中产生的所有关键成果，如、合同等，而非狭义上的仅存档证照、图纸档案。

03业务融通

项目建设期间所产生的档案如招采档案、合同档案、证照档案，源于业务发生过程，沉淀过程也应与业务场景强绑定，避免业务执行与档案沉淀工作脱节，造成档案资料的缺失或档案管理工作的重复劳动，低效产出。

04两类成果

① 成果文件：主要指项目建设过程中随着业务产生的图&文&影像资料成果，将其扫描、拍照，进行图文存储，便于后续随时调取查阅。

② 业务数据：主要指随业务场景流转，依附于相关业务产生的核心结构化数据资料，如某项工作的完成时间、某业务的成本发生金额、项目的某项规划指标、采购材料价格等，用于数据的沉淀及数据的二次加工、分析。

建设项目档案管理落地方案

01标准先行、以终为始

① 标准先行：

要明确档案管理的范围，并需要落实责任到人。以项目开发主线，明确项目全开发（立项-交付），全过程任务完成标准及档案沉淀要求。每个开发阶段，做什么、谁来做，做事标准及是否需沉淀档案成果，进行明确和固化。

② 以终为始：

档案管理的目的，除了需做好资料的分类沉淀，保障项目资料完整外，还需满足便捷的调阅查询、及时的统计汇总需求，所以在进行档案体系建立时，即需要做好以专业为基础的目录分类，还需明确不同档案，是否需存储结构化的业务数据。

例：项目立项过程，需做好项目可研、立项报告、审批流转档案的沉淀外，对于立项过程的核心数据指标应同时做好归集整理，如固投金额、规划指标、投资计划等。

结构数据档案

文档成果档案

02数字支撑、监管有力

① 对于成果责任人：

基于前期档案沉淀标准要求，每个项目可快速形成个人任务清单，基于项目要求什么阶段、什么时间要完成哪些成果的归集工作，并通过数字化工具直接责任落实到人。

② 对档案管理员：

可由业务负责人/下游责任人对成果进行确认，档案管理员进行档案室归档确认，以保障档案成果在线交接,当线下成果移交档案档案室同步进行线上电子档案归档确认，实现线上数字档案及线下实体档案闭合。

③ 对于管理者：

透过数字档案监管平台，可以及时发现档案缺漏情况并进行督促，保障档案资料完整。

03便于检索、系统拉通

支持分项目、分档案类别进行档案沉淀，并可与企业已有档案系统打通，实现档案自动传输，减少档案上传人或档案管理员的二次做功。

综上所述，随着项目建设档案管理体系的完善及档案资料的沉淀，通过查阅项目档案，项目相关方可以了解项目的历史背景、决策过程和实施细节，从而增强对项目的信任度和满意度，不仅支撑了项目在收尾阶段的高效交付，同时是项目相关团队对项目进行总结和评估的重要依据。

长远来看，通过资料、数据的沉淀更有助于提高企业在未来项目开发建设过程中的科学决策力、过程管控力、提升各专业业务执行效率及作业质量；在育人角度通过档案体系的建立，对于促进业务人员学习借鉴历史成果，提高自身专业业务水平，也可以给予较好的支撑。